Rarement les Baloise Scouts Digitaux ont été confrontés à un télétravail aussi généralisé. Ils ont réuni leurs connaissances dans la brochure Conseils et astuces pour travailler au bureau à domicile. Dans l’article, Monika et Steven, les têtes pensantes des scouts digitaux, partagent les principaux aspects liés à leur expérience personnelle dans le cadre du travail à domicile.
Les Baloise Scouts Digitaux rassemblent les connaissances de l’informatique, des experts en technique et de la numérisation ainsi que des spécialistes de la cybersécurité. Dans cet article, nous vous expliquons qui ils sont et ce qu’ils font.
Conditions de travail optimales: plus que de la technique!
Un poste de travail bien configuré
Souvent, nous restons des heures dans la même position devant notre écran. Qu’est-ce que requiert le télétravail ici? Un poste de travail bien aménagé dispose d’une surface de travail suffisante. Dans l’idéal, une chaise réglable en hauteur, un espace de mouvement suffisant autour de la surface de travail, un bon éclairage et un environnement sans obstacles, tels que les câbles. En complément au petit ordinateur portable, Monika et Steven ont eux aussi réussi à se procurer un plus grand écran: «J’ai pu emprunter un écran impeccable auprès de la Baloise et acheter un grand bureau déclassé – et j’ai ainsi rendu le télétravail nettement plus agréable», explique Steven. Pour garantir une connexion fiable et efficace à domicile, il faut disposer d’une bande passante suffisante d’au moins 40 à 75 Mbit/s. Monika le sait bien: «Nous connaissons tous les appels vidéo qui s’interrompent en plein milieu. Avec une bande passante suffisante, cela fonctionne mieux. Consultez le débit de votre abonnement Internet et, le cas échéant, musclez-le». Si l’Internet est partagé avec d’autres utilisateurs, il faut compter 20 Mbit/s par utilisateur.
Communication virtuelle: caméra allumée et écoute attentive
Une communication plus difficile dans le cadre du travail au sein d’équipes géographiquement dispersées constitue un défi majeur. L’utilisation de moyens de communication qui permettent de discuter ensemble virtuellement par le biais de réunions en ligne, de chats et d’outils de projet est indispensable pour travailler où que l’on soit. «Dans les réunions virtuelles, on a besoin assez rapidement d’un modérateur, faute de quoi tout le monde prend la parole. On doit s’écouter plus attentivement et laisser parler, ce n’est pas une si mauvaise chose», dit Monika. Les deux scouts sont également d’accord pour dire que la caméra doit toujours être activée lors des appels vidéo: «On y voit des réactions qui, sinon, se perdent. Cela montre également que l’on écoute attentivement.»
Une structure et des pauses facilitent les choses
Le temps de travail peut être librement réparti pendant la journée dans le cadre du télétravail, mais c’est précisément pour cette raison qu’il convient de bien l’organiser et le structurer: Les pauses pour bouger sont importantes pour un travail sain. De temps à autre, il faut également se lever, faire quelques pas et modifier sa position assise. Faire une promenade ou aller courir le midi ou après le travail est également recommandé. «Planifier des pauses café avec des collègues est également important», explique Monika. Un autre avantage du télétravail est l’indépendance géographique. «Cette flexibilité m’a permis de transférer mon poste de travail dans mon abri de jardin amélioré», raconte Steven. «Là-bas, je suis au calme et ce changement de lieu a été source de nouvelles impulsions.»
IT Security: gestion confidentielle des appareils, logiciels et données
Comment protéger les données contre les pirates et les voisins
Seuls les logiciels et matériels mis à disposition ou autorisés par l’employeur doivent être utilisés pour travailler à domicile. Les hotspots publics sont à éviter. Un défi particulier amené par le travail hors des murs de l’entreprise concerne les solutions d’accès à distance, qui étendent le réseau de communication d’une entreprise afin que celui-ci soit accessible aux collaborateurs également depuis l’extérieur. Cela étend toutefois le réseau de l’entreprise et offre d’autres possibilités d’attaque aux pirates. En tant que collaborateur, cela signifie: rester vigilant et signaler les anomalies directement au support informatique. Les informations confidentielles de l’entreprise ou les données des clients ne doivent pas être consultées par des personnes non autorisées, y compris les personnes qui partagent le logement. «Nos clients attendent que tous les collaborateurs traitent les données des clients en toute confiance même lorsqu’ils travaillent à domicile. La confidentialité du traitement est protégée par la loi.» Par exemple, les données sensibles ne doivent pas être traitées sur une terrasse ou dans un café public. «L’été dernier, de nombreuses personnes étaient sur leurs terrasses. J’ai pu entendre beaucoup trop de choses chez mon voisin, car il travaillait sur son balcon», déclare Steven.
Infrastructure et sensibilisation en tant que mission de l'employeur
Outre le développement des capacités afin que les collaborateurs puissent travailler efficacement depuis chez eux, la sensibilisation aux questions de sécurité joue un rôle central pour permettre aux collaborateurs d’assumer leurs responsabilités en matière de sécurité de l’information et de protection des données. Le Guide de cybersécurité pour les entreprises propose des conseils plus détaillés des scouts digitaux. «À la Baloise, des connexions VPN sûres ont toujours été mises en place pour un travail flexible, mais pas pour l’ensemble du personnel en même temps», indique Steven. «C’est pourquoi Group IT a mis en place en trois jours une infrastructure mobile entièrement développée une fois le confinement déclaré, afin que nos collaborateurs puissent travailler à domicile en toute sécurité et rapidement.»
Enfin, nous devrions toujours nous réjouir de pouvoir organiser notre journée de travail et notre poste de travail en toute autonomie. En respectant quelques autres règles, la situation s’améliorera encore plus.
Monika et Steven, Baloise Scouts Digitaux.