"Als het om een vergadering gaat, dan ben ik fan van een duidelijke structuur en afgebakende doelen voor de vergadering", legt Michael Mueller, onze CEO in Zwitserland, uit. Het is de moeite waard om volgende vragen door te nemen voordat je de vergadering opzet:
- Hoe belangrijk is het onderwerp van de vergadering?
- Vereist de oplossing van het probleem een vergadering - of volstaat een e-mail, een enquête of een ter bewerking gedeeld document?
- Dragen alle deelnemers bij tot het doel?
- Moet de vergadering fysiek op locatie, online of hybride plaatsvinden? Wat is er voor nodig?
Hoe komt het dat onze agenda’s de laatste tijd steeds voller staan? De corona-gerelateerde thuiswerksituatie, de overstap naar virtuele formats en de daaropvolgende terugkeer naar kantoor kunnen een verklaring zijn. Om uit de vergadermarathon te geraken kan het helpen om bestaande afspraken in vraag te stellen. Welke vergaderingen zijn echt nodig? Welke informatie kan terug informeel stromen zonder dat je daar een vergadering voor moet organiseren?
Stel jezelf de volgende vragen voordat je een uitnodiging voor een vergadering accepteert:
- Welke bijdrage wordt er van mij verwacht?
- Zijn er beslissingen die ik moet maken en is mijn aanwezigheid nuttig?
Kom je tot de conclusie dat je jouw tijd beter anders kan besteden? Durf dan de vergadering af te zeggen. Michael benadrukt: "Wees er open over als je het gevoel hebt dat de vergadering of je deelname overbodig is. Het aantal deelnemers laag houden verhoogt meestal de kwaliteit van de vergadering en leidt tot snellere resultaten."
Creëer periodes waarin je je op een onderwerp kunt concentreren zonder onderbroken te worden door vergaderingen. Bij Baloise hebben we daarom de ‘Focus Friday’ in het leven geroepen. De eerste vrijdag van elke maand wordt bewust (voor zover mogelijk) vergadervrij gehouden. Doe mee en blokkeer die dag in jouw agenda.