Karrieretipps

Von Abwesenheitsnotiz bis Zuständigkeiten: Tipps und Tricks für die Vorbereitung deiner Ferien

Debora Moos
29. Juni 2022
Produktivität, flexible Arbeitszeitmodelle, Leistungen / Benefits
Sommerzeit ist Urlaubszeit: Doch bevor es in den wohlverdienten Urlaub geht, steht die Übergabe an. Worauf du achten solltest, damit deine Auszeit für deine Kund:innen, Kolleg:innen und dich selbst reibungslos über die Bühne geht? Lies weiter!

Sorge bereits unter dem Jahr vor!

Plane deine freien Tage vorausschauend

Deine nächsten Ferien scheinen noch in weiter Ferne. Denk dennoch schon jetzt daran, dich gut mit deinem Team abzusprechen, wer wann in den Urlaub geht. Insbesondere während der Sommerferien kann es zu Überschneidungen kommen. Achte zudem in deinen Projektplanungen auf Ferienabwesenheiten. 

Teile dein Wissen

Teile dein Wissen und deine Dokumente mit deinen Kolleg:innen. Dafür kannst du die internen Wissensmanagement-Systeme nutzen. Was im ersten Moment mühsam scheint, hilft dir und deinen Kolleg:innen gerade auch bei unvorhergesehenen Abwesenheiten wie Krankheit ungemein. Nimm dir also die Zeit dafür! 

Dein Wissen zu teilen, hilft nicht nur für die Ferienübergabe: Wenn wir enger zusammenarbeiten, entwickeln wir uns weiter und finden bessere Lösungen.

Informiere deine Stakeholder!

Orientiere deine Kund:innen

Jeder braucht einmal eine Auszeit – das versteht auch deine Kundschaft. Wichtig ist, dass du sie rechtzeitig über deine Abwesenheit informierst und mit ihnen klärst, an wen sie sich in dieser Zeit wenden können.

Halte deinen Kalender à jour und versende Ferien-Reminder

Du brauchst ganz dringend eine Information von einem Arbeitsgspänli, also greifst du zum Hörer - und erhältst nichts als eine Abwesenheitsmeldung als Antwort? Diese Situation liesse sich vermeiden. Informiere deine Kolleg:innen rechtzeitig über deine Abwesenheiten und verschicke am besten gleich einen Kalendereintrag deiner genauen Feriendaten an deine Teammitglieder. So wissen alle Bescheid, wann du (nicht) zu erreichen bist. Und nicht vergessen: Leite dein Telefon zu eine:r Kolleg:in um. 

Verfasse eine Abwesenheitsnotiz

Ferienübergabe

Was gibt es Schöneres, als vor dem Urlaub die Abwesenheitsnotiz zu verfassen? Textlich muss diese kein Meisterwerk sein (darf aber natürlich...!). Achte vor allem darauf, dass du deine genaue Abwesenheitsdauer erwähnst und die Kontaktdaten deiner Stellvertretung angibst. 

Übergib deine Aufgaben strukturiert und vollständig

Sorge für eine saubere Übergabe

Deine Stellvertretung ist froh um eine detaillierte Übergabe. Klärt unter anderem die folgenden Fragen: 

  • Welche (Routine-)Aufgaben sind wann zu bewältigen? 
  • Wo sind die dafür nötigen Dokumente zu finden? 
  • Welche Kund:innen und Geschäftspartner gilt es zu betreuen? 
  • Welche Projekte haben Priorität? 
  • Wer könnte allenfalls unterstützen? 

Ein Tipp, falls deine Stellvertretung und du kein persönliches Gespräch führen könnt – zum Beispiel, weil er oder sie gerade selbst noch in den Ferien ist: Mache eine Video-Übergabe! Einfach Team-Meeting mit dir selbst starten, Bildschirm teilen und Aufzeichnung beginnen – das Video mit deinen Erklärungen kannst du dann an deine:n Kolleg:in schicken. 

Räume auf!

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