Was es damit auf sich hat, erfuhren sie spielerisch während des dreistündigen Workshops. Ziel war es, eine Lego-Stadt zu bauen. Und zwar um "Scrum" kennen zu lernen. Scrum ist eine agile Arbeitsmethode, welche bei der Baloise in der IT des Konzernbereichs Schweiz angewendet wird. Diese Methode zeichnet sich dadurch aus, dass Strukturen, Rollen und Arbeitstechniken festgelegt sind, die Teams sich aber weitgehend selbst organisieren. Das Agile Manifest, eine Arbeitsphilosophie, auf der Scrum begründet ist, betont dabei immer wieder die Bedeutung einer sehr engen Kollaboration und intensiven, offenen Kommunikation unter allen Stakeholdern.
Selbstorganisiertes Arbeiten in Scrum-Teams
Wie diese Arbeitsweise genau funktioniert, erfuhren die Studenten im Workshop. Sie wurden in mehrere "Scrum Teams" eingeteilt, welche gemeinsam den Auftrag hatten, eben diese Lego-Stadt zu bauen. Der "Product Owner", verkörpert durch den Bürgermeister, gab die Stadt in Auftrag. Die Bedürfnisse des Bürgermeisters – bspw. eine Feuerwehrzentrale, eine Wohnungssiedlung oder auch ein Krankenwagen – stellten die Arbeitspakete dar, deren Aufwand es zu schätzen galt und denen sich die verschiedenen Scrum Teams annahmen. Natürlich entsprechende den Kapazitäten, welche sich die Teams zutrauten.
Sprints, Sprint Review und Retrospektive
Nach einer kurzen Einführung in die Theorie ging es dann auch schon los mit dem ersten Sprint – der ersten Runde eines Scrum-Projekts. In der Realität dauert ein Sprint üblicherweise zwischen ein bis vier Wochen, in unserem Workshop waren es sieben Minuten. Ziel war es, am Ende eines Sprints die akzeptierten Arbeitspakete abgeschlossen zu haben und dem Bürgermeister zu präsentieren. Doch im ersten "Sprint Review" wurde keines der Arbeitspakete – in unserem Fall Gebäude - vom Bürgermeister abgenommen. Die geforderten Fenster waren zu klein oder auf Fusshöhe statt Augenhöhe, es fehlten Türen und gewisse Teams hatten ihre Kapazität auch einfach überschätzt.
In der "Retrospektive"
... die ein Scrum Team jeweils nach dem Sprint Review durchführt, wurde schnell klar, dass die Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Product Owner essentiell ist.Im zweiten Sprint führte diese Einsicht bereits zur Produktivitätsverbesserung. Waren sich die Teams unsicher, ob sie eine Anforderung des Bürgermeisters erfüllten, fragten sie unmittelbar nach. Lautete die Anforderung 'zwei Fenster', wurden Rückfragen zur Grösse und Lage gestellt. "Sollten nicht bessere Spezifizierungen vorhanden sein?", wurde die Frage laut. Nein, dies würde den Prozess zu stark verlangsamen. Auch im realen Leben der Softwareentwicklung werden Details häufig nicht von Anfang an definiert, oder Anforderungen ändern sich. Daher ist es wichtig, schnell auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können.
Die Agilität
... die durch den ständigen Austausch und die fokussierten Sprints entsteht, ist dafür match-entscheidend. Ausserdem stellt die agile Arbeitsmethode sicher, dass der Auftraggeber bekommt, was er benötigt, nicht nur, was er spezifiziert hat. Durch die kurzen Iteration und den engen Austausch erhält der Product Owner die Flexibilität, auf sich verändernde Rahmenbedingungen zu reagieren und sein Produkt den sich ändernden Bedingungen zeitnah anzupassen. Das ist besonders wichtig bei Projekten, deren Anforderungen anfangs noch unklar sind oder durch externe Einflüsse einer starken Veränderung unterliegen.
Der Review des zweiten Sprints
... war deutlich erfolgreicher. Sämtliche Teams konnten mindestens eines ihrer Arbeitspakete abschliessen. Weitere Unklarheiten wurden geklärt. Im dritten Sprint veränderte sich die Zusammenarbeit innerhalb der Teams. Waren anfangs überwiegend einzelne Alphatiere bemerkbar, veränderte sich mit der Zeit die Zusammenarbeit hin zu einem gleichwertigen Miteinander. Transparenz und voneinander lernen gewannen in kurzer Zeit an Bedeutung und führten dazu, dass die Teamleistung besser einschätzbar wurde.
Workshop-Fazit
Neben dem Spass, wieder einmal mit Legos spielen zu dürfen zeigte der Workshop eindrücklich auf, welche Vorteile die agile Arbeitsmethode Scrum hat und wie bereits in kurzer Zeit Fortschritte in der Zusammenarbeit gemacht werden können. Wird diese Arbeitsweise über eine längere Zeit angewandt, kann durch das entwickelte gemeinsame Verständnis, die offene und transparente Kommunikation und die gemeinsame Verantwortung die Planungs-, Prozess und Produktqualität gesteigert werden.
Agile Arbeitsmethoden
... wie Scrum werden überwiegend in der Software-Entwicklung eingesetzt, auch bei der Baloise. Doch werden immer häufiger die Grundgedanken von Methoden wie Scrum oder auch Kanban von anderen Bereichen adaptiert. So auch von unserem Team im HR, welches seit einigen Monaten erfolgreich mit einem Kanban-Board arbeitet.
Sandra