Vous avez enfin rassemblé les documents de votre dossier de candidature: votre cv est bien mis en page, votre lettre de motivation est bien ficelée et tous vos diplômes et certificats sont numérisés, mais lors du téléversement, vous recevez un message d’erreur... vos documents sont trop volumineux! Aujourd’hui encore, de nombreux systèmes de dépôt de candidature sont paramétrés de telle sorte qu’un document à charger ne dépasse pas 2 à 5 mégaoctets et ce, même si le coût de l’espace de stockage baisse d’année en année. Les choses devraient sans doute changer dans un avenir plus ou moins proche. D’ici là, nous vous prodiguons 5 conseils pratiques afin de réduire la taille de vos données.
Le format de données PDF est le plus courant pour les cv et les annexes. Ce format assure que l’entreprise recevra les documents tels que vous les voyez sur votre écran. Vous pouvez générer des PDF vous-même très simplement à partir de différents programmes:
* Microsoft Word (version 7 et suivantes): Enregistrer sous… > sélectionner PDF comme format d’enregistrement.
* Libre Office: Fichier > Exporter en tant que PDF…
Assurez-vous de sélectionner les options qui vous permettent de compresser les fichiers le plus possible (c.-à-d. en réduisant la qualité de l’image et la taille du document).
Il existe une foule de programmes gratuits qui permettent de réduire la taille des PDF après leur création, p. ex. PDF Compressor, 4Dots Free PDF Compress ou Free PDF Compressor.
Il existe des sites Web qui peuvent réduire la taille des fichiers PDF en tant que fichiers. Il suffit de télécharger les documents pour obtenir une version réduite à télécharger. Parmi ces services figurent notamment Smalltalk PDF Compress et PDF Zipper.
Si vous souhaitez une meilleure qualité d’impression pour votre cv et vous rendez pour ce faire dans un centre d’impression, vous pouvez demander à ce que l’on enregistre vos documents directement dans des versions PDF réduites.
Si, malgré tous vos efforts, votre envoi demeure trop volumineux, demandez-vous si vous avez réellement besoin de tous les documents fournis. Votre cv et votre lettre de motivation? Obligatoires. Les certificats de travail? Idéalement, il faut tous les fournir, mais au moins ceux des trois derniers emplois. Vos diplômes? Seulement ceux de votre plus haut niveau de formation achevé. Vos attestations de participation à des cours et séminaires? Cela n’est pas nécessaire.
Indiquez plutôt dans votre lettre que vous pouvez fournir des documents supplémentaires au besoin. Nous vous souhaitons plein succès dans l’envoi de votre postulation (compressée)! Encore un conseil: n’oubliez pas que tout ce que vous mettez en ligne sera accessible à tous. De manière générale, il vaut mieux consulter les commentaires des utilisateurs des services Web étrangers avant de les utiliser. Vérifiez où vous téléchargez des données et quelles données vous téléchargez.