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Simplifier les processus n’est pas simple mais judicieux

Corinna Fröschke
10 février 2021
Nous avons analysé nos processus d’assurance et posé la question suivante à titre d’exemple: pourquoi commencent-ils par un e comme e-mail, suivi d’un p comme PDF et se terminent par un r comme reporting via l’outil de réservation? Pourquoi utilisons-nous tant de systèmes différents pour faire bouger les clients d’un point A à un point B? Nous trouvons cela bête et avons créé la possibilité de simplifier et d’automatiser à l’avenir les processus à l’échelle du groupe avec Automation Hero.

Im Interview

Sibylle Fischer (43), Director Strategic Venturing, Joris Müller (40, r.o.), Guild Lead Digitalization IT & Projects Baloise Asset Management, Marcel Moos (44, l.o.), System & Application Support Kollektivleben, Sebastian Van de Perre Gómez (33, l.u.), Project Manager Digitalisation, Baloise Asset Management

Bildcollage, vier Screenshots von Mitarbeitenden im Home Office

Smarter together | Automatisation à l’échelle internationale

L’histoire débute en été 2018: Joris (40), qui travaille au sein de Baloise Asset Management (BAM) à Bâle, s’énerve une fois de plus du fait que les différents processus commerciaux ne sont pas uniformes. «Au sein d’un processus, nous changeons de système comme les banquiers changent de chemise et multiplions les interruptions dans le flux de travail.

Nous passons par exemple avec entrain d’une application Internet à Excel, utilisons le système de titres, imprimons éventuellement des documents, envoyons un courrier par la poste et nous réjouissons d’une confirmation par SMS. Nous le faisons en parallèle dans différents pays de la Baloise dans quatre systèmes cloisonnés, toujours dans les mêmes unités opérationnelles qui n’interagissent pas les unes avec les autres. Selon Joris, «il existe ici un potentiel d’automatisation énorme qui permettrait de simplifier et d’uniformiser les travaux de routine.»

Selfie eines blonden Mannes im Home Office

Il existe ici un potentiel d’automatisation énorme qui permettrait de simplifier et d’uniformiser les travaux de routine.

Joris Müller, Guild Lead Digitalization IT & Projects BAM

Simplifier est plus vite dit que fait

Mais comment faire? Comment inciter tout le groupe Baloise à briser les processus appris depuis des années, à les simplifier ensemble et à trouver une nouvelle base de collaboration?

«Ce sont exactement les cas que nous recherchons», explique Sibylle (43). Elle constitue entre autres une interface vers la scène des start-up à l’échelle du groupe Baloise. «Quelles jeunes entreprises nous soutiennent dans la transformation numérique? Nous demandons régulièrement à l’entreprise: quels problèmes rencontrez-vous dans vos affaires? Que voulez-vous simplifier? À l’aide de Use Cases, nous recherchons alors les start-up qui peuvent aider les divisions opérationnelles.»

Dans le cas de Joris, le lien avec «AutomationHero» a été établi. Il s’agit d’une start-up qui soutient les entreprises dans le domaine de l’automatisation au moyen de solutions intelligentes de bout en bout.

eine dunkelhaarige Frau am Laptop ihres Home Offices

Quel que soit le pays Bâloise, nous sommes confrontés aux mêmes défis partout et bénéficions de la collaboration des uns et des autres ainsi que de solutions communes."

Trouver les bonnes personnes et les réunir

Une fois que le mandat et le budget ont été attribués à l’aide du programme d’innovation au niveau de la stratégie du groupe, Joris a recherché un responsable pour son projet d’automatisation de la gestion de fortune et a trouvé Sebastian (33) au sein de la Baloise à Bruxelles.

«En tant que membre de la communauté de start-up belge, je connaissais déjà très bien «AutomationHero», j’étais entièrement convaincu et tout de suite de la partie lorsque j’ai découvert l’offre en interne pour le poste de responsable de projet. J’y ai vu l’opportunité de faire avancer les choses, de tester, d’apprendre des erreurs commises et de faire quelque chose pour le groupe Baloise ainsi que pour les collaborateurs. Tout à fait mon truc.» Sebastian est devenu ambassadeur et moteur de l’idée d’automatisation. Il a été assisté par différents services spécialisés, entre autres par Marcel (44), qui incarnait pour lui l’interface vers l’informatique.

ein Mann mit dunklen Haaren, hellblauem Pullover im Home Office

J’y ai vu l’opportunité de faire avancer les choses, de tester, d’apprendre des erreurs commises et de faire quelque chose pour le groupe Baloise ainsi que pour les collaborateurs.

Sebastian Van de Perre Gómez , Project Manager Digitalisation BAM

Les obstacles bureaucratiques internes freinent l'innovation

"La courbe d'apprentissage a été raide pour nous tous", dit Marcel, en référence à son savoir-faire et à son réseau. "On fait connaissance avec beaucoup de processus et de personnes à la Bâloise - et on devient inventif pour surmonter les obstacles", explique Sebastian, "le soutien a été formidable de tous côtés. Group Strategy, Group Procurement, IT- tant de personnes nous ont fait progresser grâce à leurs compétences et nous ont présenté des alternatives lorsque, par exemple, la question du cloud n'offrait pas d'option pour l'automatisation souhaitée en raison des réglementations suisses strictes".

"Mais on apprend aussi à connaître sa propre bureaucratie", admet Joris, "nous devons penser davantage en tant que groupe, y compris sur le plan informatique, et permettre un accès sans frontières à nos systèmes. J'espère qu'en tant que pionniers de la collaboration transfrontalière, nous avons levé des obstacles sur ce point".

ein Mann an seinem Laptop im Home Office

Une recommandation ? | "Oui, au profit de l'entreprise"

"Je le referais encore et encore", dit Sebastien sans hésiter. Tous les participants à l'appel vidéo hochent la tête. "C'est un bon défi, qui permet d'apprendre énormément." Sibylle ajoute : "Ce processus d'automatisation est un exemple réussi de collaboration ainsi que d'apprentissage mutuel au-delà des frontières des pays et des entreprises." 

"Avec l'introduction réussie d'AutomationHero, nous avons enfin plus de temps pour nos clients", résume Joris, "Nous avons trouvé un nouveau réseau entre les pays dans lequel nous pouvons continuer à nous soutenir mutuellement à l'avenir. Quel que soit le pays Bâloise, nous sommes confrontés aux mêmes défis partout et bénéficions de la collaboration des uns et des autres ainsi que de solutions communes."

 

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