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Prozesse zu vereinfachen ist nicht einfach, aber sinnvoll
Rund um Baloise Prozesse zu vereinfachen ist nicht einfach, aber sinnvoll
Corinna Fröschke 10. Februar 2021 Digitalisierung, Innovation, Mitgestalten, Startups, Haltung / Einstellung

Wir haben uns unsere Versicherungsprozesse angeschaut und exemplarisch die Frage gestellt: Warum fangen die mit E wie Email an, gehen mit P wie pdf weiter und enden mit R wie Reporting via Booking Tool? Wieso verwenden wir so viele verschiedene Systeme, um Kunden von A nach B zu bringen? Finden wir doof und haben die Möglichkeit geschaffen, künftig gruppenweit mit "AutomationHero" Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren.

Im Interview

Sibylle Fischer (43), Director Strategic Venturing, Joris Müller (40, r.o.), Guild Lead Digitalization IT & Projects Baloise Asset Management, Marcel Moos (44, l.o.), System & Application Support Kollektivleben, Sebastian Van de Perre Gómez (33, l.u.), Project Manager Digitalisation, Baloise Asset Management

Smarter together | Länderübergreifend automatisieren

Die Geschichte beginnt im Sommer 2018 als sich Joris im Baloise Asset Management (BAM) in Basel einmal mehr ärgert, dass verschiedene Geschäftsabläufe nicht aus einem Guss kommen.

«Innerhalb eines Prozesses wechseln wir die Systeme, wie Banker ihre Hemden im Job, und vervielfachen unsere Unterbrechungen im Workflow. Wir switchen z.B. munter aus einer Internetapplikation hin zu Excel, nutzen das Wertschriftensystem, drucken vielleicht was aus, senden analoge Post und freuen uns über eine SMS-Bestätigung. Das tun wir parallel in diversen Baloise Ländern in jeweils abgeschlossenen Systemen, in immer gleichen Business Units, die nicht miteinander interagieren. Hier», sagt Joris, «liegt ein enormes Automatisierungspotenzial, um Routinearbeiten zu vereinfachen und vereinheitlichen.»

«In vielen Bereichen gibt es enormes Automatisierungspotenzial, um Routinearbeiten zu vereinfachen und vereinheitlichen.»»

Vereinfachen ist einfacher gesagt als getan

Aber wie macht man das? Wie bringt man eine ganze Baloise Gruppe dazu, über Jahre gelernte Abläufe aufzubrechen, gemeinsam zu vereinfachen und neu zusammenzuarbeiten?

«Es sind genau diese Fall-Beispiele, nach denen wir suchen», sagt Sibylle. Sie ist in der Baloise (u.a.) gruppenweite eine Schnittstelle zur Startup-Szene. «Welche Jungunternehmen unterstützen uns bei der Digitalen Transformation? Wir fragen die Unternehmung: Auf welche Probleme trefft ihr im Business? Was wollt ihr vereinfachen? Anhand von Use Cases suchen wir dann Startups, die den Geschäftsbereichen helfen können.»

In Joris’ Fall entstand der Link zu «AutomationHero»: ein Startup, das Unternehmen mit intelligenten End-to-End-Lösungen bei der Automation unterstützt.

bietet die Chance, eigene Ideen und Problemstellungen wie ein Unternehmer im Unternehmen anzugehen. Mitarbeitende kennen ihre Arbeit, sie wissen wo Optimierungspotential liegt. Sie stellen ihre Use Cases intern vor und erhalten idealerweise in der internen Startup Community oder auch mit Hilfe unserer Partner wie F10, Plug&Play, Anthemis Kontakte in die Startup-Szene, die sie bei ihren Automatisierungsvorhaben bzw. der Lösung ihrer individuellen Businesspläne unterstützen.

Neue Ideen made by Baloise
Die richtigen Leute finden und zusammen bringen

Als der Auftrag und das Budget mittels des Innovationsprogramms auf gruppenstrategischer Ebene erteilt waren, suchte Joris einen Projektleiter für sein Automatisierungsvorhaben im Asset Management und fand Sebastian bei der Baloise in Brüssel.

«Als belgisches Startup-Community Member kannte ich «AutomationHero» bereits sehr gut, war vollends überzeugt und sofort on board, als ich das interne Stellenangebot für die Projektleiterstelle entdeckte. Hier bot sich eine Chance, etwas für die Baloise Gruppe sowie ihre Mitarbeitenden vorwärtszubringen, auszuprobieren, aus Fehlern zu lernen.» Sebastian wurde Botschafter und Treiber der Automatisierungsidee, Support kam aus verschiedenen Fachbereichen, u.a. von Marcel: die Schnittstelle zur IT.

«Hier bot sich eine Chance, etwas auszuprobieren, aus Fehlern zu lernen und etwas für die Baloise Gruppe sowie ihre Mitarbeitenden zu tun. Voll mein Ding.» »

Interne bürokratische Hürden hemmen Innovationen

«Unser aller Lernkurve war steil», sagt Marcel und meint damit sowohl sein Know-how als auch sein Netzwerk. «Man lernt viele Abläufe und Menschen in der Baloise kennen – und wird erfinderisch, um Hürden aus dem Weg zu räumen», «Der Support», sagt Sebastian, «war überall enorm. Group Strategy, Group Procurement, IT – so viele Menschen haben uns mit ihrem Wissen vorangebracht und Alternativen aufgezeigt, als z.B. die Cloud-Thematik aufgrund strenger Schweizer Reglementierungen keine Option bei der gewünschten Automation bot.»

«Man lernt allerdings auch die eigene Bürokratie kennen», räumt Joris. «Wir müssen hier noch mehr als Gruppe denken, auch IT-technisch, und uns spielend wie grenzenlos den Zugang auf unsere Systeme ermöglichen. Ich hoffe, dass wir als Pioniere für länderübergreifende Zusammenarbeit hier Stolpersteine aus dem Weg geräumt haben.»

Eine Empfehlung? | «Yes, for the benefit of the company”

 «Ich würde es immer wieder tun», sagt Sebastian ohne zu zögern. Alle im Video-Call nicken. «Eine gute Challenge, lässt dich immens viel lernen.» Sibylle ergänzt: «Dieser Automatisierungsprozess ist ein gelungenes Beispiel von Zusammenarbeit sowie für gegenseitiges Lernen über die Länder- und Unternehmensgrenzen hinaus.»

«Mit der erfolgreichen Einführung von AutomationHero haben wir nun endlich mehr Zeit für unsere Kunden», resümiert Joris. «Wir haben länderübergreifend zu einem neuen Netzwerk gefunden, in dem wir uns auch zukünftig unterstützen können. Egal in welchem Baloise Land, wir stehen überall vor denselben Herausforderungen und profitieren in der Zusammenarbeit voneinander sowie von gemeinsamen Lösungen.»

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