Mehr Zeit für dich | Tipps gegen die Meeting-Flut
Karrieretipps Mehr Zeit für dich | Tipps gegen die Meeting-Flut
Debora Moos 23. Oktober 2022 Produktivität

Ein Weekly hier, ein Projekt-Update dort, oben drauf diverse Absprachen und Reviews: Ist deine Agenda chronisch überfüllt? Hier erfährst du, wie du deine Besprechungen sinnvoll gestaltest und am Ende mehr Zeit für deine Projekte findest – inklusive Tipps von Michael Müller, unserem CEO in der Schweiz

Mehr Fokus | Mit diesen Tipps klappt's ...

«Von meinen Kolleginnen und Kollegen aus den verschiedensten Bereichen höre ich aktuell immer wieder, dass wir (zu) viele Meetings haben», beobachtet Michael Müller, CEO Schweiz. Zeit also, die eigene Agenda kritisch zu prüfen – und bewusst wieder mehr Raum für fokussiertes Arbeiten, neue Ideen und deine Weiterentwicklung zu schaffen. Wie’s klappt? Lies dich durch die Tipps und lass dich zum Schluss von einer spannenden Mitarbeitenden-Initiative inspirieren!

«Wenn schon ein Meeting, dann bin ich ein Fan einer klaren Struktur und definierten Zielen für das Treffen.»

Bereite deine Besprechungen gut vor!

«Wenn schon ein Meeting, dann bin ich ein Fan einer klaren Struktur und definierten Zielen für das Treffen», erklärt Michael Müller, unser CEO in der Schweiz. So lohnt es sich, wenn du die folgenden Fragen bereits vor dem Aufsetzen der Besprechung bewusst durchgehst:

  • Wie wichtig ist das Thema des Meetings? Zahlt es auf unsere Strategie ein?
  • Benötigt die Lösung des Themas ein Meeting – oder täte es auch eine E-Mail, eine Forms-Umfrage oder ein zur Bearbeitung geteiltes Dokument?
  • Tragen alle Teilnehmenden zum Ziel bei? 
  • Soll die Besprechung physisch vor Ort, online oder hybrid stattfinden? Was braucht es dazu?
Hinterfrage bestehende Termine!

Weshalb wurden unsere Kalender in letzter Zeit eigentlich immer praller gefüllt? Die Corona-bedingte Homeoffice-Situation, das Umstellen auf virtuelle Formate und die anschliessende Rückkehr ins Büro könnte eine Erklärung dafür sein. Damit du aus dem Meeting-Marathon rauskommst, kann es helfen, die eingestellten Serien-Termine zu hinterfragen. Welchen Austausch behältst du bei? Welche Informationen können wieder informell fliessen?

Trau dich, eine Einladung abzulehnen!

Bevor du eine Einladung zu einer Besprechung annimmst, stelle dir die folgenden Fragen:

  • Welcher Beitrag wird von mir erwartet?
  • Welchen Nutzen habe ich von der Teilnahme?

Falls du zum Schluss kommst, dass du deine Zeit besser anders nutzt, kannst du das Meeting absagen. Ganz ohne schlechtes Gewissen – im Gegenteil! So betont Michael: «Sprecht es offen an, wenn ihr das Gefühl habt, dass das Meeting oder eure Teilnahme überflüssig sind. Die Anzahl der Teilnehmenden niedrig zu halten, erhöht meistens die Qualität der Sitzung und führt zu schnelleren Ergebnissen.»

Plane bewusst Meeting-freie Zeit ein!

Schaffe dir Zeiträume, in denen du konzentriert ein Thema bearbeiten kannst, ohne von Besprechungen unterbrochen zu werden. Zu diesem Zweck haben Baloise-Mitarbeitende die sogenannten ‘Focus Fridays’ ins Leben gerufen: Jeweils der erste Freitag des Monats soll bewusst (möglichst) Meeting-frei gehalten werden. Mach doch gleich mit und blockiere dir den Tag im Kalender!