«Actuellement, j’entends régulièrement mes collègues des secteurs les plus divers dire que nous avons (beaucoup) trop de réunions», observe Michael Müller, CEO Suisse. Il est donc temps d’examiner votre propre agenda d’un œil critique et de redonner plus de place à un travail ciblé, à de nouvelles idées et à votre développement personnel. Comment faire? Lisez les conseils ci-après et, pour finir, laissez-vous inspirer par une initiative de collaborateurs passionnante!

«S’il faut qu’il y ait une réunion, autant que sa structure soit claire et ses objectifs définis», explique Michael Müller, notre CEO en Suisse. Il vaut donc la peine de passer consciemment en revue les questions suivantes avant même de fixer la réunion:

• Quelle est l’importance du thème de la réunion? S’inscrit-il dans notre stratégie?
• Le sujet nécessite-t-il vraiment une réunion? Ou simplement un e-mail, une enquête Forms ou un document partagé en vue de son traitement?
• Tous les personnes conviées contribuent-elles à l’objectif? 
• La réunion doit-elle avoir lieu sur place, en ligne ou sous forme hybride? Que faut-il pour cela?

Pourquoi nos calendriers sont-ils de plus en plus remplis ces derniers temps? La situation de home office due au Covid-19, le passage aux formats virtuels et le retour au bureau qui s’en est ensuivi pourraient être une explication à cela. Pour sortir du marathon des réunions, il peut être utile de remettre en question les rendez-vous en série que vous avez fixés. Quel échange maintenir? Quelles informations peuvent à nouveau circuler de manière informelle?

Avant d’accepter une invitation à une réunion, posez-vous les questions suivantes:

• quelle contribution attend-on de ma part?
• Quels sont les avantages que je retire de ma participation?

Si vous arrivez à la conclusion que vous feriez mieux d’utiliser votre temps autrement, vous pouvez annuler la réunion. Sans mauvaise conscience, bien au contraire! C’est ce que souligne Michael: «Abordez le sujet ouvertement si vous avez l’impression que la réunion ou votre participation sont superflues. Limiter le nombre de participantes et de participants permet généralement d’améliorer la qualité de la réunion et d’obtenir plus rapidement des résultats.»

Créez des plages horaires pendant lesquelles vous pouvez vous concentrer sur un sujet sans vous faire interrompre par des réunions. C’est dans ce but que le personnel de la Baloise a mis en place les «Focus Fridays»: le premier vendredi de chaque mois doit (dans la mesure du possible) être consciemment exempt de réunions. Vous aussi, réservez cette journée dans votre calendrier!